Ha egy korábbi munkatárs GDPR-alapon kéri a személyes adatainak törlését, vagy egyébként végleges takarítást szeretnél, a profilját anonimizálhatod. A művelet a személyes adatok (név, e-mail cím, bemutatkozás, profilkép, beosztás, szakmai adatok) végleges törlését jelenti, miközben a foglalási előzmények és a könyvelési kötelezettségek megőrződnek.
Mi történik anonimizáláskor?
- A munkatárs személyes adatai (név, e-mail cím, bemutatkozás, profilkép, beosztás, szakmai adatok) véglegesen törlődnek; a profilkép a tárhelyről is.
- A korábbi foglalásokon, elvégzett munkákon, értesítésekben és várólista-ajánlatokban a neve helyén „Archivált munkatárs” szerepel.
- A profil archivált helyőrzőként megmarad (a foglalások ehhez kötődnek), de a Munkatársak listában már nem jelenik meg.
- A korábbi foglalási előzmények változatlanok maradnak — a riportokban és a vendég előzményeiben továbbra is hivatkozhatóak.
- A munkatárshoz tartozó egyedi munkaidő-kivételek és meghívók törlődnek.
- Ha a kolléga külső naptár-linkkel (ICS) rendelkezett, az is megszűnik.
Ki tudja elvégezni?
A személyes adatok törlése kizárólag a tulajdonos jogköre. Üzletvezető, Recepciós és Szolgáltató szerepkörök nem férnek hozzá ehhez a művelethez, mert visszafordíthatatlan adatvesztéssel jár.
Előfeltételek
A művelethez négy feltételnek kell teljesülnie. Amíg a profil aktív, van dashboard-hozzáférése vagy kapcsolt Google-naptára, a Személyes adatok törlése gomb nem kattintható, és felette látszik a következő teendő. A jövőbeli foglalásokat (a profil Jövőbeli foglalások részében látod) és a Microsoft-naptárkapcsolatot a szerver a művelet indításakor ellenőrzi:
- A munkatársnak nem lehet dashboard hozzáférése — ha még tagja a csapatnak felhasználóként, előbb vond vissza a hozzáférést a Dashboard hozzáférés szekcióban.
- A munkatárs inaktív legyen — a hozzáférés visszavonása után a kártya menüjéből válaszd az Inaktiválás pontot.
- Nem lehet naptár-kapcsolata (Google vagy Microsoft) — ha van, előbb bontsd.
- Nem lehetnek jövőbeli foglalásai (kért, megerősített vagy áthelyezési javaslat státuszban). Ha vannak, a profil Jövőbeli foglalások részében megtalálod őket: egy sorra kattintva megnyílik a foglalás, ahol áttehető másik kollégához vagy lemondható.
Lépésről lépésre
- A dashboardon nyisd meg az Üzleti beállítások › Munkatársak menüpontot.
- Kattints az érintett kolléga kártyájára, hogy a profilját megnyisd.
- Ha van dashboard hozzáférése, először vond vissza a Dashboard hozzáférés szekcióban, utána inaktiváld a profilt. Ha van naptár-kapcsolata, azt is bontsd.
- Görgess le a Személyes adatok törlése szekcióhoz, és kattints a Személyes adatok törlése gombra.
- Ha a vállalkozásodban van profilhoz nem kötött hozzáférés, előbb egy ablak felsorolja ezeket: pipáld be az Átnéztem a profilhoz nem kötött hozzáféréseket. jelölőt, majd kattints a Tovább gombra. Ezek nem akadályozzák a törlést.
- A megerősítő ablakban olvasd el a figyelmeztetést, majd kattints a Személyes adatok törlése gombra.
- Sikeres törlés után a „A munkatárs személyes adatai törölve.” üzenet jelenik meg, és a profil eltűnik a Munkatársak listából.
- 1. Személyes adatok törlése
Mit látsz, ha valami nem teljesül?
- A gomb fölött — amíg a gomb nem kattintható: „Először inaktiváld a munkatársat.”, „Először vond vissza a dashboard hozzáférést.” vagy „Először bontsd a munkatárs naptár-kapcsolatát.”
- Ha a szerver elutasítja: „A munkatársnak jövőbeli foglalásai vannak.” — rendezd a foglalásokat a profil Jövőbeli foglalások részéből (az inaktív munkatárs foglalásai a naptárban nem látszanak): tedd át őket másik kollégához, vagy mondd le őket.
- „A munkatárs naptára még kapcsolódik. Először bontsd a naptár-kapcsolatot.” — például egy Microsoft-naptár, amelyet a gomb előre nem jelez.
- „Nem sikerült a művelet.” — próbáld újra később.