Ha másik foglalási rendszerből vagy táblázatból váltasz, a meglévő vendéglistádat CSV fájlból importálhatod a Bokko rendszerébe. Az import folyamat során megfeleltetheted az oszlopokat, előnézetben láthatod, mi fog létrejönni vagy frissülni, és csak megerősítés után ment a rendszer bármit.
InformációA vendégimport Starter csomagtól elérhető, és a Tulajdonos vagy az Üzletvezető szerepkör indíthatja. Recepciós és Szolgáltató szerepkörben, valamint demo fiókban az importálás nem érhető el.
FigyelemCsak olyan vendégadatot importálj, amelyet jogszerűen kezelhetsz. Marketing-hozzájárulás nem importálódik automatikusan. Egészségügyi vagy más érzékeny személyes adatot ne tölts fel a megjegyzés mezőben.
CSV fájl előkészítése
- A fájlt UTF-8 kódolású CSV-ként kell menteni. Excelben: Mentés másként → CSV UTF-8.
- Minden sorhoz kötelező a név. Legalább egy kontaktadat is szükséges: telefonszám vagy email-cím.
- A Bokko a nevet, a telefonszámot, az email-címet és a megjegyzést (legfeljebb 500 karakter) menti. A megjegyzés új vendégnél kerül be; meglévő vendég megjegyzését az import nem írja felül.
- A fájl legfeljebb 5 MB lehet. Egy importban Starter csomagban legfeljebb 500, Pro csomagban legfeljebb 5000 sor lehet.
- Ha bizonytalan vagy a formátumban, a feltöltő képernyőn a Sablon CSV letöltése gombbal letöltheted a mintafájlt.
Az import lépései
- 1. Importálás
- A dashboardon nyisd meg a Vendégek oldalt.
- Kattints a vendéglista fejlécében a ⋮ menüre, és válaszd az Importálás pontot. Széles ablakban, ahol a vendégprofil a lista mellett nyílik meg, a menü helyett egy feltöltés ikon (Vendégek importálása) áll a fejlécben.
- Válaszd ki a CSV fájlt a Fájl kiválasztása gombbal, majd kattints a Tovább gombra.
- Az Oszlop-megfeleltetés lépésben ellenőrizd, melyik CSV oszlop melyik vendégmezőhöz tartozik. A Bokko a szokásos oszlopneveket automatikusan felismeri; ahol bizonytalan, azt címke jelzi.
- Ugyanezen a képernyőn válaszd ki az Import módot.
- Kattints az Elemzés gombra az előnézet előállításához.
- Az előnézetben nézd át, hány vendég jön létre, frissül vagy marad ki, és melyik sor hibás. Ha javítanál, az Újraelemzés gombbal visszaléphetsz a megfeleltetéshez.
- Kattints az Importálás indítása gombra, majd a megerősítő ablakban erősítsd meg az importot.
Import módok
| Mód | Mit csinál |
|---|---|
| Új vendégek létrehozása | Hozzáadja az új vendégeket. A meglévő vendégrekordokat nem érinti. |
| Új vendégek létrehozása és meglévő nevek frissítése | Hozzáadja az új vendégeket, és frissíti az egyező meglévő vendég nevét. Telefonszám, email-cím és megjegyzés nem módosul. |
| Csak előnézet | Megmutatja, mi történne, de a rendszerbe semmit nem ír; az előnézetben nincs Importálás indítása gomb. |
Mi várható az import után?
- Az import a háttérben fut, közben a képernyőn az Importálás folyamatban állapot látszik. Befejezés után az új vendégek megjelennek a vendéglistában.
- Az importot a dashboardon nem lehet egy lépésben visszavonni, és a meglévő vendégek névfrissítése sem vonható vissza automatikusan. Ezért érdemes először Csak előnézet módban ellenőrizni a fájlt.
- Ha egyes sorokat nem sikerült importálni, a befejezett import képernyőről a Hibajelentés letöltése gombbal letöltheted a hibás sorok listáját. Az Új import indítása gombbal újabb fájlt tölthetsz fel.
InformációAz importálás után az érintett vendégeket az alkalmazandó adatvédelmi szabályok szerint tájékoztatnod kell arról, hogy adataikat ebben a rendszerben kezeled.